Wettelijke verplichtingen debiteurenbeheer

Financieel

Sinds in 2012 de Wet Incasso Kosten (WIK) werd ingevoerd, is debiteurenbeheer veranderd. In deze wet worden niet alleen de maximale hoogte van de incassokosten tijdens een incassoprocedure vastgesteld, maar stelt ook eisen aan het debiteurenbeheer dat hieraan vooraf gaat. Wie niet aan deze eisen voldoet, verliest het recht op het vorderen van bijkomende kosten.

Verschil zakelijke en particulieren klanten
Er wordt onderscheid gemaakt tussen zakelijke en particuliere klanten:

Bij particuliere klanten (consumenten) moet minimaal één kosteloze aanmaning te worden verstuurd waarin wordt gewezen op het maximale bedrag aan incassokosten. Daarnaast geef je in deze brief duidelijk aan dat de debiteur de laatste kans krijgt de vordering binnen 14 dagen alsnog te voldoen, zonder dat er extra kosten in rekening worden gebracht.

In de brief dienen onderstaande zaken te worden opgenomen:
• Het openstaande netto bedrag;
• De exacte hoogte van de incassokosten;
• De betaaltermijn van veertien dagen na ontvangst van de brief;
• Dat bij uitblijven van de betaling de incassokosten en de wettelijke rente in rekening worden gebracht;

Hoeveel zijn incassokosten?
Er geldt altijd een minimum van €40 aan buitengerechtelijke incassokosten, die bij de debiteur in rekening gebracht mogen worden. Het totaal van de kosten mag het bedrag van €6.775 niet overschrijden. Deze kosten worden geacht inclusief btw te zijn. Hieronder zie je hoe de incassokosten mogen worden berekend.

De eerste €2.500 van de vordering, een percentage van 15%.
De tweede €2.500 van de vordering, een percentage van 10%.
De volgende €5.000 van de vordering een percentage van 5%.
Over de volgende €190.000 van de vordering een percentage van 1%.
Over het meerdere van de vordering een percentage van 0,5%

Incassokosten zijn ook hier te berekenen

In het geval van zakelijke klanten
Indien het een zakelijke debiteur betreft, hoef je je niet aan de wettelijke regels van de WIK te houden. Direct na het verstrijken van de uiterste betaaldatum van de factuur mag de vordering worden overgedragen. Een aanmaning of een betalingsherinnering is niet verplicht. Wel is het gebruikelijk om eerst een herinnering te sturen en het in overleg met de klant op te lossen. Even bellen om te vragen wat de reden is waarom de factuur nog niet is voldaan levert vaak al snel nieuwe inzichten. Misschien gaat het om een misverstand, anders kunnen problemen snel worden opgelost.

Natuurlijk is het zo dat voordat je daadwerkelijk een 14 dagenbrief stuurt of incasso kosten gaat vermelden, je probeert om het eerst direct met de klant op te lossen. Verstuur eerst een herinnering of probeer met hem in contact te komen

Vragen na aanleiding van dit artikel?

Neem contact op met onze gratis helpdesk via 088-6220340