Optimaliseren van debiteurenbeheer en cashflows

Financieel

Structureel debiteurenbeheer is een van de belangrijkste zaken op weg naar het sneller betaald krijgen van je facturen.

De meeste bedrijven hebben er wel eens (of helaas structureel) mee te maken, facturen die te laat betaald worden. Een onbetaalde factuur kost tijd en irritatie, maar kost ook geld. Hoe zorg je ervoor dat facturen sneller betaald worden?

Structureel debiteurenbeheer
Structureel debiteurenbeheer is een van de belangrijkste zaken op weg naar het sneller betaald krijgen van je facturen. Je liquiditeitspositie komt niet in het geding als je ervoor zorgt dat de debiteurenadministratie altijd up-to-date is. Een van de meest gebruikte meetinstrumenten binnen het debiteurenbeheer is DSO.

DSO staat voor Days Sales Outstanding, de DSO ratio geeft aan hoe lang het gemiddeld duurt voordat een bedrijf de facturen betaald krijgt. Een lage DSO betekent dat je klanten over het algemeen snel betalen, dat is goed voor de cashflow in de onderneming. Gemiddeld is de DSO in Nederland tussen de 40 en 50 dagen. Een hoge DSO betekent dan weer dat klanten langer wachten met betalen van facturen, wat een negatieve invloed heeft op de cashflow en banksaldo. Een hoge DSO komt vaak doordat je een risicovolle debiteurenportefeuille hebt, of doordat het debiteurenbeheer niet goed, of niet structureel gevoerd wordt. Een niet structureel uitgevoerd debiteurenbeheer heeft in de meeste gevallen een negatief effect op de DSO, en dus op je onderneming.

Debiteurenbeheer, de manier om je facturen sneller betaald te krijgen
Debiteurenbeheer is de manier om je facturen sneller betaald te krijgen, maar bij het gemiddelde MKB bedrijf ook vaak het ondergeschoven kindje. Vaak wordt debiteurenbeheer gezien als een lastige of vervelende klus, of willen ze hun goede relatie met hun klant niet op het spel zetten. Daarnaast ligt het debiteurenbeheer bij ziekte of vakanties vaak stil, waardoor het aantal onbetaalde facturen snel op kan lopen.

De oplossing voor onbetaalde facturen
Goed debiteurenbeheer is de oplossing tegen onbetaalde facturen. Het inrichten van goed debiteurenbeheer kan in zes stappen:

  1. Maak een stappenplan voor debiteurenbeheer. Bepaal welke stappen je onderneemt indien een factuur niet wordt betaald. Belangrijker nog, voer dit beleid ook consequent door.
  2. Organiseer je debiteurenbeheer
    Zorg ervoor dat je voldoende tijd vrijmaakt. Het is belangrijk dus doe dit niet even tussendoor.
  3. Check je klant vooraf
    Het is belangrijk om te weten met wie je zaken doet. Zo kom je achteraf niet voor vervelende situaties te staan.
  4. Let op de betaal termijn
    Leg afspraken altijd van te voren vast. Bijvoorbeeld in een offerte of opdrachtbevestiging.
  5. Gebruik algemene voorwaarden.
    Dit schetst de kaders waarin dat je met elkaar zaken doet.
  6. Factureer snel
    Hoe sneller je factureert des te sneller de klant zal betalen. Voer alle zaken consequent door en houd je aan het proces.

Vragen na aanleiding van dit artikel?

Neem contact op met onze gratis helpdesk via 088-6220340