Het sturen van een goede aanmaning

Financieel

Volgens de Nederlandse wet is er een verschil tussen een zakelijke en particuliere klant. Het aanmanen is per situatie verschillend.

Na het verstrijken van de betalingstermijn stuur je bij voorkeur eerst een herinnering. Gebruik nooit de term 1e of 2e herinnering, je geeft daarmee aan dat er nog een volgende komt. Vermeldt een duidelijke termijn in de herinnering (bijvoorbeeld 8 of 14 dagen). Gebruik hierin nooit termen als zo spoedig mogelijk of terstond, omdat je dan geen duidelijk tijdstip hebt voor verdere actie.

Telefonisch manen
Telefonisch contact met je klanten werkt in de praktijk vaak het best. Refereer naar de gestuurde factuur of rekeningoverzicht en probeer te achterhalen wat de reden is van het niet betalen. Als er geen betwisting is, laat de klant dan een voorstel doen wanneer hij gaat betalen. Indien akkoord:

  • Noteer met wie je gesproken hebt en op welke datum.
  • Noteer de gemaakte afspraak. Eventueel kan je hier een bevestiging van sturen.

    Aanmaning (+ incassokosten aanzeggen, bij particuliere klanten)
    Bij een particuliere klant/consument dient je je te houden aan de regels van de Wet Incassokosten (WIK). Als de klant de gemaakte afspraak niet is nagekomen, ben je bij particulieren verplicht een aanmaning te versturen. Deze aanmaning moet in het geval van een particuliere debiteur aan een aantal eisen voldoen. Zo moet je de debiteur minimaal 14 dagen de tijd geven om te betalen, nadat deze brief is bezorgd, zonder dat er incassokosten in rekening worden gebracht. Dit wordt ook wel een 14 dagenbrief genoemd. Daarnaast moeten de te verwachten incassokosten, conform de Wet buitengerechtelijke incassokosten, vermeld worden. Deze bereken je als volgt:

De eerste €2.500 van de vordering, een percentage van 15%.
De tweede €2.500 van de vordering, een percentage van 10%.
De volgende €5.000 van de vordering een percentage van 5%.
Over de volgende €190.000 van de vordering een percentage van 1%.
Over het meerdere van de vordering een percentage van 0,5%

Er geldt altijd een minimum van €40 aan buitengerechtelijke incassokosten, die bij de debiteur in rekening gebracht mogen worden. Het totaal van de kosten mag het bedrag van €6.775 niet overschrijden. Deze kosten worden geacht inclusief btw te zijn.

In de brief dienen onderstaande zaken te worden opgenomen:
• Het openstaande netto bedrag;
• De exacte hoogte van de incassokosten;
• De betaaltermijn van veertien dagen na ontvangst van de brief;
• Dat bij uitblijven van de betaling de incassokosten en de wettelijke rente in rekening worden gebracht;

Een voorbeeld van een 14 dagenbrief is hier te downloaden
Incassokosten zijn ook hier te berekenen

Ingebrekestelling
Blijft de debiteur ondanks alle bovenstaande acties weigerachtig om de openstaande factuur (facturen) te betalen, stel hem dan in gebreke. Vermeld daarin een termijn van 8 dagen en stuur deze per post. Bij grotere bedragen is het aan te raden om deze per aangetekende post te versturen. Ben strikt en reageer direct na het verstrijken van het gestelde ultimatum.

Ter incasso uit handen geven
Na het verstrijken van de laatste afspraak kan de vordering worden ingediend bij een incasso bureau, deze zal het bedrag op een professionele manier incasseren.

Aanmaningen naar Nederlandse bedrijven
Indien het een zakelijke debiteur betreft, hoef je je niet aan de wettelijke regels van de WIK te houden. Direct na het verstrijken van de uiterste betaaldatum van de factuur mag de vordering worden overgedragen. Een aanmaning of een betalingsherinnering is niet verplicht. Wel is het gebruikelijk om eerst een herinnering te sturen en het in overleg met de klant op te lossen. Even bellen om te vragen wat de reden is waarom de factuur nog niet is voldaan levert vaak al snel nieuwe inzichten. Misschien gaat het om een misverstand, anders kunnen problemen snel worden opgelost.

Vragen na aanleiding van dit artikel?

Neem contact op met onze gratis helpdesk via 088-6220340